Ваши данные — ваши проблемы. Почему Google Vault — это не бэкап, и что с этим делать
Сервис или данные?
Доктрина shared responsibility — этакая “священная корова” для провайдеров облачных сервисов для бизнеса. Главные облачные корпорации более чем за 10 лет активной пропаганды облаков успешно приучили даже бизнес-пользователей к том, что клаудные решения просты, доступны и надежны с точки зрения функционирования — но не с точки зрения подхода к сохранности данных. Недавний разбор ситуации с Microsoft365 показал, что не все так просто. Чем в контексте защиты данных в клауде может ответить Google?
Чуда не произошло. “Корпорация добра” исповедует ту же политику распределенной ответственности: ребята из Маунтин-Вью подписываются под уровнем доступности своей службы, а вопрос сохранности данных во всем его многообразии делегируют пользователю. Да, у “корпорации добра” есть Google Vault (или Google Сейф в российском варианте набора сервисов), но в контексте его применения совместно с Google Workspace существует одна беда: пользователи, не разобравшись, приписывают ему свойства, от которых открещивается сам вендор.
Что не так с Google Vault
Задействовать по-максимуму все свойства вспомогательных инструментов для эффективной эксплуатации основного сервиса — понятное стремление корпоративных пользователей. Как правило, такие инструменты не имеют проблем с совместимостью и лучше сторонних сервисов “понимают” особенности структуры данных. Идеально? Да, пока эксплуатанты не начинают требовать от дополнительных решений слишком многого. Так произошло и с Google Vault. Нелишним будет поискать Сейфу альтернативу. Почему? Мы отыскали целых шесть причин.
Это не бэкап!
В документации Google Vault указано назначение продукта. Решение сделано для того, чтобы обеспечить возможность вернуться к данным Google Workspace даже по истечению стандартных сроков хранения информации, регламентированными пользовательским соглашением. Такая потребность может возникнуть, например, в ходе судебного разбирательства, когда понадобится предоставить некие цифровые улики — переписку сотрудников, записи видеозвонков, цепочку реплик в чатах и т.д.
Тот факт, что перед нами — не софт для бэкапа, вендор самым недвусмысленным образом указывает в примечании.
Ограниченность функциональности
Google Vault работает для писем и прочих данных, которые видит внутри Google Workspace. Сообщения на локальном компьютере (в почтовом клиенте) выпадают из его фокуса внимания. Хотите, чтобы письма из почтового клиента также оказались в периметре архивации? Найдите способ загнать их в облако.
Цена
В Google как нигде понимают ценность данных. Поэтому в российском прайс-листе Google решение Vault входит в стоимость только для тарифа Business Plus. Это самый дорогой план с ценой на пользователя $18 в месяц. Для тарифов попроще его предлагается покупать отдельно. На наш взгляд, здесь и находится основная тонкость. Перед нами — как возможность сэкономить (зачем платить за то, чем не будешь пользоваться), так и риск заплатить лишнего (если не понимаешь, что Google Сейф — не бэкап).
Проблема с выбором геоположения данных
Одна из основных фичей облака — нахождение сервера где угодно — может оказать пользователю медвежью услугу. Из-за того, что у аккаунтов, не относящихся к категориям Enterprise и Education, отсутствует возможность произвольного выбора места размещения данных с архивами (Европа, США, Азия или другой регион), можно, не желая того, легко нарваться на штрафы за нарушение законодательства о персональных данных. И европейский GDPR, и российский 152ФЗ одинаково требовательны к физическому нахождению персональных данных и строго карают за связанные с ними провинности.
Один адрес — один пользователь
Жутко неудобно, когда владельцу компании нужно сохранить свою переписку и данные из почтового ящика info@, welcome@, hello@ или другого.
Только два формата экспорта данных — .mbox или .pst
При переходе на другие сервисы (возможно, не поддерживающие такой формат архивов), возможно, придется конвертировать файлы, что чревато их повреждениями и нарушением структуры.
В общем, Google Vault полон нюансов. Для одной категории пользователей они не являются стоп-факторами. Но если вы принадлежите к когорте требовательных эксплуатантов, мы рекомендуем функционально отделить архивирование от резервного копирования и восстановления и подобрать под каждую задачу проверенное альтернативное решение. Для создания архивов почты им может стать MailStore, а для бэкапа/рестора — SpinBackup. По нашему опыту, только так вы получите ожидаемый уровень функциональности.
Выбираем альтернативу. Держите готовый чеклист
Гибкое управление хранением
Разделите данные на те, к которым требуется быстрый доступ, и те, для которых быстрым доступом можно пренебречь. Положите свежую переписку в более быстрое и дорогое хранилище, а архив — на диск подешевле и помедленнее. Нелишне приправить эти возможности поддержкой всех традиционных систем электронной почты, расширений, методов архивирования, а также опцию работы через встроенный API.
Легкость использования
Простая установка упрощает начало использования решения, а интуитивно понятное управление облегчает массовое использование сотрудниками и снижает усилия системных администраторов на помощь в освоении нового ПО.
Работа с письмами, где бы они ни находились
Расширяйте фокус: позаботьтесь о письмах, хранящихся в отдельных почтовых ящиках, общих папках, общих почтовых ящиках, а также на разных устройствах — компьютерах, смартфонах или планшетах. Примените функцию ведения журнала, чтобы защититься от манипуляций. Это важно при расследовании внутренних инцидентов — вы должны знать, не менялось ли содержание писем.
Возможность самообслуживания
Вытащить из архива сообщение с особо ценным вложением? Пусть это не будет задачей ИТ-департамента. Выбирайте средство копирования, которое позволит пользователям продуктивно работать с собственным архивом сообщений.
Соответствие назначению
Хватит забивать гвозди микроскопом! Ваш инструмент архивирования почты обязан соответствовать масштабу бизнеса и требованиям, которые предъявляет ему именно ваша организация.
Облачный must have
Колоссальные удобства облачного подхода сулят массу преимуществ с точки зрения масштабирования бизнеса и его готовности к быстрому развитию. Вместе с тем, они не избавляют эксплуатантов “клауда” от ответственности за данные. Более того, резервное копирование, архивирование и управление данными с гораздо большей степенью вероятности станет частью стратегии как раз облачно ориентированных организаций, чем поклонников on-premise.
Для ее последовательной реализации мы рекомендуем MailStore. Оно поддерживает часто используемые почтовые системы и при всем функциональном богатстве (а также благодаря ему!) удерживает стоимость владения облачной почтой в разумных пределах. Так что AggreGroup рекомендует!
