Аутлуковый суп. Первые шаги компании к грамотному архивированию электронной почты

Друзья, привет. С вами Максим Пуха, основатель и совладелец AggreGroup — компании, которая предлагает небольшим и средним организациям функциональные ИТ-решения, повышающие конкурентоспособность. Сегодня предлагаю поговорить об электронной почте — “нервной системе” любого бизнеса.

300 млрд. писем в год

За время, которое вы потратите на прочтение этого поста, в ваш рабочий электронный почтовый ящик упадёт одно или несколько писем. Неудивительно: емейл — важное средство общения. Во всем мире ежегодно отправляется и принимается порядка 300 миллиардов электронных сообщений. Их пишут друг другу не только люди в рамках персональной и официальной переписки. В эпоху интернета вещей письмами обмениваются даже серверы и механизмы, работающие без участия человека.

Помимо средства коммуникации электронная почта выполняет также роль хранилища информации. Данные об учетных записях других онлайн-сервисов, счета, договоры, бизнес-презентации и др. — всё это следует не только правильно и безопасно хранить, иметь к этим данным быстрый и удобный доступ. Даже если нужное в данный момент письмо было получено или отправлено не вчера, а несколько лет назад. А если сообщение может стать аргументом или доказательством в каком-либо споре, такая потребность становится критически важна. Вот почему компаниям следует с самого начала действовать правильно во всем, что связано с хранением и оперативным доступом к данным из электронной переписки.

Выбираем стратегию архивирования почты

Начнем с базовых вещей, а именно с подходов, связанных с архивированием данных электронной переписки.

Первый вариант — архивирование на сервере. Централизованное автоматическое архивирование, которое функционирует независимо от конечного пользователя. Это наиболее распространенный подход, поскольку он позволяет контролировать все сообщения электронной почты, минимизировать работу ИТ-отдела и соблюдать корпоративные политики безопасности в полном объеме. Единственный и довольно существенный минус заключается в том, что этот тип архивирования целесообразен для организаций, где есть штатный системный администратор, и где есть мощности для хранения и обработки данных из почтовых ящиков.

Второй вариант — архивирование на стороне пользователя. Используется в основном в связке протоколом POP3. Здесь используется локальный почтовый клиент (например, Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird) и принимается соответствующая структура папок. Особенность этого подхода — в повышенных рисках: данные могут быть утеряны в результате какого-либо происшествия. Скажем, если лэптоп сотрудника будет украден в командировке, или если жесткий диск компьютера выйдет из строя.

После того, как решение, связанное с типом архивирования, принято, самое время поразмыслить, где располагать архив. Есть две альтернативы. Первая — облако. Разумный выбор, если компания небольшая, и ее бизнес не связан с информационными технологиями. Ответственность за архивирование и сохранность данных лежит на провайдере. При выборе облачного решения мы рекомендуем предпочесть максимальный уровень доступности и безопасности. Это будет немного дороже, чем сервис по умолчанию, но все равно дешевле, чем услуги квалифицированного системного администратора и расходы на закупку и поддержку корпоративного сервера.

Вторая — локальное хранилище. Имеет смысл, когда компания предъявляет повышенные требования к защищенности переписки, не согласна доверять каким бы то ни было внешним почтовым сервисам, и у нее в штате есть ответственный и компетентный “админ”.

Дополняем бэкапом

Архивирование или резервное копирование? На этапе формирования стратегии работы с данными этот вопрос в том или ином виде задает себе каждый заказчик. Ставить знак равенства между этими процессами нельзя.Перед нами — два совершенно разных способа обращаться с данными. Они могут взаимодополнять, но ни в коем случае не заменять друг друга. Если архивирование — это способ экономить дисковое пространство на серверах и при этом обеспечивать быстрый доступ к данным из архива, то резервное копирование — оно про безопасность. Бэкап предотвращает утрату данных, а если что-то пойдет не так — позволяет быстро восстановить информацию.

Бэкап, в отличие от архива, не обеспечивает быстрого доступа к данным. Но при этом он защищает архив от потери в результате программного сбоя, неисправностей на жестком диске или от последствий хакерской атаки. Так что архив электронной почты ящиков должен обязательно входить в категорию данных, требующих резервного копирования.

Используем преимущества архивирования почты

Итак, когда с технической частью все более-менее понятно, самое время выяснить, в каких именно ситуациях из архивирования электронной почты можно извлечь максимальную пользу.

Во-первых, при восстановлении данных, отправленных заказчикам. Ситуации, когда клиенты сами случайно удаляют важную информацию (учетные данные онлайн-сервиса, договор, счет и т.д.) случаются сплошь и рядом. И когда менеджер вашей компании поможет заказчику восстановить жизненно важные документы и факты из переписки, это сразу настраивает клиента на позитивный лад: “Эти ребята умеют работать!”

Во-вторых, при заполнении почтового ящика. Признайтесь: вы сами пропускали важные сообщения или не могли “достучаться” до адресата потому, что ваш или его почтовый ящик оказывался заполнен. С сервисом архивирования такие ситуации в прошлом. Равно как и мучительная чистка собственного инбокса от тысяч ненужных сообщений вручную.

В-третьих, при аварии на сервере. Часто отказ почтового сервера буквально парализует работу компании. Но не тогда, когда под рукой есть архив переписки. Пока почту не починят, можно перевести общение с клиентом в другой канал (например, в мессенджер) и тем самым обеспечивать непрерывность бизнеса.

В-четвертых, сохранение быстродействия работы почты при резервном копировании и/или переезде на другое оборудование. Из-за забитых каналов и высокой нагрузки на оборудование доступ к почте может быть затруднен. Но не для тех, кто использует почтовые архивы. Это делает производственный процесс более продуктивным даже в периоды, когда на почтовых серверах идут регламентные или срочные работы.

Применяем правильное решение

В компаниях, для которых электронная почта — действительно “нервная система” всего бизнеса, давно и продуктивно используют MailStore Server. Это решение отмечено корпорацией Microsoft. Оно отлично работает как в небольших, так и средних и крупных компаниях. MailStore Server предлагает особенно быстрый полнотекстовый поиск по электронной почте и по вложениям в письма, прекрасно работает с приложением MS Outlook и поддерживает веб-доступ. Что важно, оно крайне дружелюбно по отношению к пользователю, потому что позволяет сохранить привычную структуру папок.

Важно сказать, что у MailStore Server есть 30-дневная пробная версия без ограничения функциональности. Напишите нам, и мы поможем провести всесторонний тест решения в вашей организации.